Disse aktører har ofte behov for at kunne udveksle oplysninger, herunder fortrolige oplysninger, om den unge. Offentligt ansatte og andre personer, der løser opgaver for offentlige myndigheder, har tavshedspligt. De må ikke videregive fortrolige oplysninger til andre, medmindre den unge (og forældremyndighedens indehaver) har givet samtykke til det.
Når offentlige myndigheder skal videregive oplysninger som led i ungeindsatsen, er der dog inden for visse grænser mulighed for at gøre det uden samtykke. Aktører inden for den kommunale enhedsforvaltning, dvs kommunens centrale forvaltninger, kan relativt frit udveksle oplysninger, herunder fortrolige oplysninger, når det er relevant for indsatsen.
Når forskellige forvaltningsmyndigheder skal udveksle fortrolige oplysninger, skærpes kravene. Jo mere følsomme oplysningerne er, jo større er kravene til, at videregivelsen er nødvendig for indsatsen eller for, at den unges interesser kan varetages.
Hvis fortrolige oplysninger skal videregives til private, domstolene, Folketinget og Folketingets Ombudsmand, skal der forinden indhentes samtykke.
Videregivelse af oplysninger med samtykke
Offentligt ansatte har som udgangspunkt tavshedspligt. De må ikke videregive fortrolige oplysninger om enkeltpersoner, medmindre de personer, som oplysningerne vedrører, har givet samtykke til det.
Når en person giver sit samtykke , skal det klart fremgå, at personen forstår, hvad der gives samtykke til. Man bør altid overveje at indhente samtykke, også i situationer, hvor der ikke er pligt til det.
Videregivelse af oplysninger uden samtykke
Hvis fortrolige oplysninger skal videregives uden samtykke, skal en række betingelser være opfyldt. Betingelserne bliver skrappere, afhængig af hvilken type oplysninger, der er tale om, og hvem oplysningerne videregives til.
Det er i den forbindelse relevant at inddele videregivelsen af oplysninger i 3 niveauer:
1. Videregivelse af oplysninger inden for den kommunale enhedsforvaltning
Inden for den kommunale enhedsforvaltning (kommunens centrale forvaltninger) kan alle former for oplysninger relativt frit udveksles uden samtykke. Her skal man blot opfylde det grundlæggende krav, der gælder for al behandling af personoplysninger: at udvekslingen har et sagligt formål, der er relevant for sagen og for indsatsen.
Den kommunale enhedsforvaltning består af de centrale forvaltninger i kommunen, Børn og Unge-forvaltningen, Skole- og Fritidsforvaltningen, Jobcentret, Dagplejen, og Pædagogisk-Psykologisk Rådgivning mv..
De myndigheder, som ved lov er tillagt selvstændig kompetence , som fx de enkelte skoler og SFO´er i kommunen, er ikke omfattet. Ungdommens Uddannelsesvejledning er heller ikke omfattet af den kommunale enhedsforvaltning.
2. Videregivelse af oplysninger til en anden forvaltningsmyndighed
Når oplysninger skal videregives til en anden forvaltningsmyndighed, fx når en skole ønsker give oplysninger om en af deres elever til kommunens børn- og unge afdeling, er kravene til formålet med videregivelsen skrappere, jo mere følsom oplysningen er.
Man tager udgangspunkt i 2 kategorier af personoplysninger:
1. Almindelige personoplysninger, fx oplysninger om adresse, køn, alder, skole, stillingsbetegnelse mv.
Ikke-følsomme oplysninger kan videregives uden samtykke til en anden forvaltningsmyndighed, hvis oplysningen har betydning for den myndighed, der modtager oplysningen.
Fx kan en kommunes ungeenhed, når en elev skifter skole, normalt videregive de almindelige oplysninger om elevens vejledningsforløb til den nye kommune.
2. Følsomme personoplysninger
Oplysninger om race, etnisk oprindelse, helbredsforhold, religion, og seksuelt tilhørsforhold.
Følsomme oplysninger kan normalt kun videregives uden samtykke, hvis de er nødvendige for, at et retskrav på ydelser eller lignende kan afgøres.
Fx kan en skole videregive en oplysning om, at en elev får specialundervisning til kommunen eller en anden offentlig myndighed, hvis det er nødvendigt for at afgøre, om skolen kan få refunderet udgifter hertil.
Oplysninger om strafbare forhold og alvorlige sociale problemer.
Rent private oplysninger kan normalt kun videregives uden samtykke, hvis videregivelsen er nødvendig for den myndighed, der afgiver oplysningerne, eller hvis hensynet til personen selv kræver, at oplysningen videregives.
Det kan fx være i en situation, hvor der er fare for, at en ung kommer galt af sted, hvis man ikke griber ind.
3. Videregivelse af oplysninger til private, domstolene og folketinget
Offentlige myndigheder kan ikke videregive fortrolige oplysninger til private, domstolene eller folketinget, medmindre de har fået samtykke hertil. Her gælder tavshedspligten.
Offentlige ansatte, der overtræder reglerne om tavshedspligt, kan strafforfølges.
Særlige undtagelser
SSP-samarbejdet
Inden for rammerne af samarbejdet mellem skole, socialforvaltning, og politi, er der lempet på kravene til udveksling af oplysninger. Deltagerne i SSP-samarbejdet kan på møder udveksle fortrolige oplysninger om den unge, men kun de oplysninger, som er relevante for denne specifikke indsats.
De udvekslede oplysninger må ikke anvendes med henblik på efterforskning af straffesager. SSP-samarbejdet bygger desuden på et princip om frivillighed, og man bør altid forsøge at inddrage den unge og familien i samarbejdet.
SSD-samarbejdet
Inden for rammerne af det forebyggende og tidlige tværfaglige samarbejde mellem socialforvaltning, skole, sundhedspleje og dagtilbud er der ligeledes lempet på kravene til udveksling af oplysninger om rent private forhold.
Udveksling kan kun ske, hvis det er nødvendigt for at afklare, om en ung har brug for en indsats fra kommunens børn- og unge-afdeling, eller om den almindelige støtte, som skole m.v. kan give, er tilstrækkelig. Udvekslingen kan kun ske én gang, i særlige tilfælde to gange.
Det er alene de oplysninger, som er relevante for at afklare spørgsmålet, som må udveksles, og udvekslingen må kun ske mellem de nævnte aktører i samarbejdet.
