TRIN 3: DATA

Data og årsager til sygefravær

For overhovedet at kunne sætte ind overfor et for højt sygefravær er det vigtigt at se på den data, I allerede har bl.a. fra jeres APV og trivselsmålinger. Ved at få overblik over mønstre i sygefraværet kan I finde årsagerne bag og handle på det.

I jeres data gemmer sig svar

Vær nysgerrig og få overblik over mønstre i sygefraværet, som I kan handle på.

En forudsætning for at kunne arbejde effektivt med sygefraværet er pålideligt datagrundlag, som kan bruges til opfølgning og effektmåling af de indsatser, I sætter i gang.

Det er vigtigt at se på, om der fx er tale om korttids- eller langtidssygefravær.

Kender I størrelsen på jeres fravær og ved, hvad det består af?
Følger I løbende op på, hvordan fraværet udvikler sig, og hvad omkostningerne er?
Har I lagt realistiske mål for jeres fravær?

Organisationens opgave er at sikre en struktur, der giver lederne valid og deltaljeret data, som de kan anvende proaktivt og ved opfølgning på sygefravær.

Arbejdspladsvurdering - APV

Med en APV er det muligt at opnå bedre kendskab til sammenhængen mellem sygefravær og arbejdsmiljø. Brug det som aktivt redskab til at forebygge sygefravær. Om APV

Hvad koster jeres sygefravær?

Prøv sygefraværsberegneren og få sat konkrete tal på, hvad sygefraværet koster jeres virksomhed. Om sygefraværsberegneren

Brug et system som fx Bradford-faktoren og sæt rettidigt ind

Det er optimalt, hvis I har et system, der automatisk kan opfange det hyppige og korte fravær, så du som leder kan tage action så hurtigt som muligt.

I kan fx benytte Bradford-faktoren, som vægter fraværet i forhold til periode og varighed. Denne faktor stiger, jo flere perioder, der er, og kan hjælpe dig til at sætte rettidigt ind og opfange det, der netop kunne gå under radaren. Så jo højere faktor jo mere bevågenhed skal du altså have.

Herunder kan du læse, hvordan produktionsvirksomheden West Pharmaceutical i Horsens, som fremstiller medicinemballage og andre produkter til medicinalindustrien, har haft stor succes med netop at anvende Bradford-faktoren.

Læs hvordan I kan anvende Bradford-faktoren på bradfordfactorcalculator.com

Få overblik med en fraværsstatistik

En fraværsstatistik giver dig først og fremmest et overblik over fraværet. Alt efter hvordan den er skruet sammen, giver den dig også adgang til oplysninger om forskellige mønstre i fraværet fx:

Den enkelte medarbejders fravær
De enkelte afdelingers fravær
Forskelle mellem afdelinger
Forskelle mellem faggrupper
Sæsonudsving.

Det overblik, du får gennem en fraværsstatistik, giver dig et godt grundlag for at sætte dig ind i de konkrete sygefraværsproblemer, som I har på din virksomhed.

Men vær meget opmærksom på, at en statistik ikke kan stå alene. Når du skal finde årsagerne til fravær, er dit personlige kendskab til medarbejderne også vigtigt. Læs eventuelt mere om værdien af at kende dine medarbejdere

Du kan også bruge fraværsstatistikken til at starte en dialog og sætte en proces om fravær og nærvær i gang på din arbejdsplads. Viden om fraværet er et godt fundament til at starte den proces, fordi der allerede er fokus på de reelle problemer. Samtidig er det også en god mulighed for at mane myter i jorden.

Hent viden i statistikken, følg de her gode råd

Når I skal arbejde med fraværet, er det vigtigt at tage afsæt i fakta og data fremfor synsninger og fornemmelser. Vi ser jævnligt, at virksomheder får lidt af en øjenåbner, når de bryder data ned og adskiller det korte fravær fra langtidsfraværet.

Korttidsfraværet har du som leder mulighed for at forebygge og påvirke. En medarbejder med en langvarig stress-sygemelding vil ofte have haft nogle korte, drypvise fraværsperioder forud for langtidssygemeldingen. Det er her, det gælder om at være særlig opmærksom, så du kan fange problemerne i opløbet, inden det udvikler sig til en langtidssygemelding, som koster på både den økonomiske og menneskelige front.

Når du skal blive klogere på jeres fravær, har du brug for at adskille det korte og det lange sygefravær i statistikken. Vi har samlet nogle gode råd, du kan tage udgangspunkt i:

Definér korttidsfraværet i forhold til hyppighed og varighed hos jer (fx fire fraværsperioder under to uger inden for et år)
Adskil det korte og det lange fravær i statistikken - og følg det!
Brug fx Bradford-faktoren til at spotte det fravær, der kræver opfølgning
Indkald til samtaler ved gentaget fravær uanset baggrund og omfang
Kommuniker løbende om omfanget og udviklingen for hele arbejdspladsen
Husk også de raske! Del jeres registreringer med den enkelte medarbejder og anerkend fremmødeprocenten.

Sammenlign jeres sygefravær med andre virksomheders

Her får du et overblik over hjemmesider, du kan besøge for at sammenligne sygefraværet i din virksomhed med sygefraværet i andre virksomheder.

Statistikbanken.dk. Hent oplysninger om fraværsprocenter mm. fra andre sektorer og brancher. Det giver dig gode muligheder for at spejle din virksomhed med andre. Statistikbanken tilbyder, at du selv sammenstykker de relevante parametre i sammenligningen. Du skal vælge ”Arbejde, løn og indkomst” og derefter klikke dig ind på ”Fravær og arbejdsstandsninger”.

Dansk Arbejdsgiverforenings (DA) hjemmeside. Her kan du sammenligne din virksomheds sygefravær med gennemsnittet for alle DA’s medlemmer. Du skal vælge ”Statistik-Nyt” under punktet ”Nyheder og Analyse” – her kan du så fx vælge ”Fraværsstatistik 2012”.

Dansk Industris (DI) hjemmeside. De tilbyder medlemmer mulighed for at downloade fraværsstatistikker. Statistikkerne kortlægger det samlede fraværsomfang blandt DI-medlemmer. Kortlægningen er delt op i egen sygdom, børns sygdom, arbejdsulykker, barsel og andet fravær. Fraværet bliver også gjort op i køn, region og arbejdsfunktion samt funktionærer og arbejdere.

Moderniseringsstyrelsens hjemmeside. Her kan ledere i staten få nøgletal for sygefravær i de øvrige statsinstitutioner.

Kommunernes og Regionernes Løndatakontor. Her kan ledere i kommuner og regioner sammenligne fraværsprocenter.

Gå til trin 4: Få redskaber til at skabe dialogen

Når I er blevet klogere på mønstre i sygefraværet, er det vigtigt, at du som leder er klædt godt på til at tage dialogen med medarbejderne. I trin 4 får du de nødvendige redskaber til at følge op på sygefraværet, tage samtalerne og får viden om de muligheder, du kan bringe i spil, når en medarbejder fx skal vende tilbage efter sygdom.

Gå til trin 4: Redskaber

Gå til trin 5: Rutiner
Gå til trin 6: Trivsel

<-- Gå til trin 1: Ledelse
<-- Gå til trin 2: Ejerskab