Model til effektive rutiner i samarbejdet om sygefravær

Hvilken viden tager vi med til mødet? 

Der er to vigtige kilder til viden om jeres sygefravær: 

Data

Data er godt til at få konkrete fakta på bordet. Sørg for at relevante data er tilgængelige for alle i udvalget/gruppen i god tid inden mødet, så I kan forberede jer og har et fælles udgangspunkt på mødet. Overvej gerne på forhånd, hvad I vil bruge jeres data til og hvad I særligt skal kigge på i statistikken.

Kig fx på:

• Usædvanlige udsving i sygefraværet (fx årstidsbestemt)
• Mønstre i sygefraværet (fx bestemte ugedage, opgaver, teams, sammenhæng med livsfaser)
• Hvad ser vi ind i? Kan vi bruge erfaringer og statistik fra sidste år? 

Vær nysgerrig

Mellem de faste møder har alle medlemmer en vigtig rolle i at være nysgerrige og indsamle viden på arbejdspladsen. Både leder- og medarbejderrepræsentanter har til opgave at bringe perspektiver, synspunkter og observationer til bordet. Ved at bringe viden direkte fra arbejdspladsen og medarbejderne til mødebordet, er det muligt at tage fat præcist der, hvor skoen trykker og hvor der er mulighed for konkrete handlinger. 
Husk, det skal ikke handle om Peter eller Bodils sygefravær, men om forhold i fx arbejdsmiljøet eller jeres kultur, som vi ved kan påvirke sygefraværet. 

Tal nysgerrigt med kolleger/medarbejdere og hold øje med konkret adfærd i medarbejdergruppen som fx:

•    Ord der fylder i vores snakke om sygefravær
• Taler vi om eller med hinanden
• Konflikter og problemer med samarbejde
• Forandringer på arbejdspladsen
• Højt arbejdspres
• Utydelige rammer og procedurer for sygemelding
• Udefrakommende faktorer – fx kunder, leverandører, lovgivning
• Har de initiativer, vi har igangsat for at forebygge og håndtere sygefravær haft den ønskede effekt?

Læs mere om data og årsager til sygefravær

Brug Cabis beregner til at sætte tal på, hvad sygefraværet koster jer

Hvilket helhedsbillede får vi, når vi deler viden?

Men hvad gør I så med den indsamlede viden, når tiden er knap, fordi I også har andre punktet på dagsordenen?

Her handler det om at tale konkret om udfordringerne for at finde frem til de bedste løsninger.

Start med at gøre status på jeres sygefravær med udgangspunkt i jeres forberedelse. Kan I få øje på ualmindelige udsving eller mønstre eller ser I ind i en periode med forventet højere sygefravær? Og hvilke tendenser og temaer får I øje på, når I kæder det sammen med jeres observationer i arbejdsmiljøet og kulturen? Snak om, hvad det kalder på af handling.

Det kan I gøre:

Til at få alle perspektiver frem i lyset kan I med fordel tage en fast ’bordet rundt’, hvor hver enkelt deltager skiftevis deler deres observationer. Tag evt. tid, så hver deltager får fx 2 minutter hver.

Drøft efterfølgende det, I nu ved:

• Stemmer den viden, vi har delt, overens med det, vi oplever?
• Er der temaer, der går igen?
• Er der noget, vi skal handle på?

Hvad skal vi gøre, hvem gør det og hvornår? 

Prioritér de vigtigste handlinger

Udvælg de vigtigste handlinger, der er mest effektfulde og relevante for jer.

Start i det små og tag fat i problemstillinger, som giver både jer som samarbejdsforum, ledere og medarbejdere mulighed for succes og for at få nogle gode arbejdsgange på plads.

En af de store faldgruber i samarbejdssammenhænge er manglen på konkrete aftaler. Vi anbefaler derfor, at I altid skriver konkrete handlinger ned, som I når frem til, samt hvem der har hvilke opgaver i handlingerne. Opgaverne kan med fordel uddelegeres imellem jer, så I er fælles om at løse dem. Der kan også være handlinger, der skal udføres af andre end dem, der sidder i udvalget. Her kan I i stedet aftale, hvem der sikrer overlevering til relevante aktører.

Det kan I gøre:

Lav en prioriteret liste over de problemstillinger, som kan omdannes til konkrete handlinger. Vælg maks. tre overskuelige handlinger, som I kan udføre til næste gang.

Aftal:

• Hvad består handlingen af?
• Hvem har hvilke opgaver i at få handlingen gennemført?
• Hvornår gennemfører vi handlingen og følger op på, om den virker?

Aftal fælles budskab

Inden I går ud ad døren er det er også vigtigt, at I i jeres udvalg/gruppe er enige om, hvilke budskaber I fælles går ud fra mødet med, samt hvor og hvordan I vil kommunikere det ud til alle medarbejdere.

Når budskabet ud til alle? 

Mellem møderne informeres og involveres alle medarbejderne, og der arbejdes med de aftalte handlinger. 

Det kan I gøre: 

Overvej, ad hvilke kanaler budskabet vil have den bedste effekt. 

Noget skal måske kommunikeres ud til alle medarbejdere på kommende personalemøde eller tavlemøde, på intranettet eller i næste nyhedsbrev. Noget ligger også I de handlinger og snakke, I har med medarbejdere/kolleger i dagligdagen. 

Jo stærkere, I kan stå sammen om jeres budskaber og handlinger, jo større sandsynlighed er der for at lykkes. I er alle – ledere såvel som medarbejderrepræsentanter - vigtige rollemodeller og kulturbærere.

Eksempler på kanaler til intern kommunikation:

• Personalemøde
• Referat/noter
• Intranet
• Nyhedsbrev
• Tavlemøde/personalemøde
• I forbindelse med frokost. 

Dit engagement smitter!

Det har stor betydning, hvilken energi ledelsen investerer i arbejdet med sygefravær. Er du som leder bevidst om, hvad formålet med jeres sygefraværsarbejde er, hvad det består af og hvad målet er? 
Det er vigtigt, at du som leder går forrest og kridter banen op for at bevare energien i rummet.

Når du deler din viden og overvejelser med dine medarbejderrepræsentanter, er der større mulighed for at få flere perspektiver på bordet og undgå tunnelsyn. TR og AMR’s fornemmelse af arbejdspladsen, kulturen og kollegernes trivsel kan være et centralt bidrag til både at finde de helt rigtige initiativer og til at bakke op om nye initiativer.

Sammen står i stærkere!

For at skabe de bedste betingelser for en god dialog om sygefravær i jeres samarbejdsfora skal I have alle med ombord. Det er helt centralt, at alle i udvalget/gruppen tager ejerskab og både kan se mening og formål med arbejdet. Til at skabe et fælles ejerskab og holdning i jeres SU, AMU, MED-udvalg eller TRIO, kan I med fordel stille jer selv spørgsmålene:

• Hvorfor skal vi beskæftige os med sygefravær?
• Hvordan taler vi om sygefravær
• Hvilke konsekvenser har vores sygefravær for økonomien, kolleger, opgaven og kunder/patienter/borgere?
• Hvilke muligheder vil et lavere sygefravær give os?
• Hvornår er vores arbejde med sygefravær en succes?

Læs mere om roller og ejerskab

Husk:

Sygdom er en privat sag, men fravær er et fælles anliggende. Selv om sygefraværet kan være koncentreret om en eller nogle få personer, kan årsagen ofte være et generelt arbejdsmiljøproblem. I skal derfor ikke have fokus på Peter eller Mettes fravær, men på det, der er fælles for hele arbejdspladsen.

Tryghed åbner for dialog!

Psykologisk tryghed handler om troen på, at man ikke bliver ydmyget eller straffet, hvis man taler højt om fejl, tvivl, spørgsmål, uenighed eller idéer. Man er med andre ord tryg ved at udtrykke sig og være sig selv.

En høj grad af psykologisk tryghed i jeres samarbejdsfora højner chancen for, I får vigtig viden på bordet og hermed mulighed for at finde nye og bedre løsninger.

Der skal altså være plads til en åben og fordomsfri dialog. I skal turde sige jeres mening om forhold på arbejdspladsen, lytte til hinandens meninger, udfordre hinanden og give rum til at være uenige.

I kan hver især bidrage til at øge den psykologiske tryghed, når I:

• Er nysgerrige på andres perspektiver
• Interesserer jer for og giver plads andres idéer og input
• Tænker over, hvordan I reagerer, fx når en i udvalget stiller et spørgsmål, undrer sig eller er usikker, beder om hjælp eller kommer med kritik
• Viser, at I sætter pris på input og ser det som en mulighed for læring fremfor at reagere med fx afvisning eller tavshed
• Beder om og giver feedback.

Værktøjstip

BFA Velfærd og Offentlig Administration har udviklet et værktøj, Psykologisk tryghed – en introduktion, hvor du bliver introduceret til psykologisk tryghed som et arbejdsmiljøbegreb og hvordan man skaber trygge dialoger, hvor alle har en stemme. De har også lavet et værktøjshæfte, Fire trin til mere psykologisk tryghed, med metoder og procesguides til at rette fokus på psykologisk tryghed. 

Skab tydelighed om aftaler og roller

Der kan være forskel på jeres roller og ansvar, afhængigt af om I deltager i et formelt forum, som SU, AMU eller MED, eller et mere uformelt forum som TRIO. 
Tillidsrepræsentanten, arbejdsmiljørepræsentanten og lederen har desuden forskellig viden og forskellige roller i forbindelse med arbejdet med sygefravær. 

Uklarhed om, hvad I skal bruge jeres møder til, eller hvilke roller og ansvar I hver især har i arbejdet med sygefravær, kan afhjælpes ved at svare på følgende spørgsmål: 

• Hvilke roller og opgaver har vi hver især i forhold til sygefraværsopgaven?
• Hvad skal vi drøfte her i gruppen/udvalget, og hvad hører til andetsteds?
• Hvordan sikrer vi vidensdeling og kobling med andre relevante grupper/udvalg?
• Hvor fungerer vores samarbejde godt i dag, og hvad kan blive bedre?
• Hvad gør vi, hvis samarbejdet ikke fungerer?
  Husk at skrive jeres aftaler ned, og gør dem synlige for resten af personalegruppen.

Se eksempler på roller og ansvar